Protección de datos personales.

1. Identificación del responsable del tratamiento

Acosta Consultores Médicos S.A.S., identificada con NIT 901.419.564-0, en adelante ACOSTA IPS, es una Institución Prestadora de Servicios de Salud de naturaleza privada, inscrita en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud con código de prestador 0500119262 y código de habilitación de sede 050011926202.

Sede: Centro Médico ACOSTA IPS, Carrera 80 A # 32 EE - 72, Local 1003-1004, Laureles, Medellín, Antioquia. Teléfonos 305 256 7459 y 314 435 8852, PBX 333 6025353. Correo electrónico gerenciageneral@acostaconsultores.com. Entidad vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud.

ACOSTA IPS actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta de pacientes, cuidadores, familiares, colaboradores, contratistas, proveedores y usuarios de sus canales digitales.

2. Marco normativo

Esta política se adopta en cumplimiento del régimen general de protección de datos personales y de la normativa sectorial en salud que resulta aplicable a la institución:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, Capítulo 26, que compiló el Decreto 1377 de 2013.
• Ley 1266 de 2008, sobre habeas data y manejo de información contenida en bases de datos.
• Ley 23 de 1981 y Resolución 1995 de 1999, sobre historia clínica y secreto profesional.
• Resolución 839 de 2017, sobre manejo, custodia, tiempo de retención y disposición final de la historia clínica.
• Ley 1751 de 2015, estatutaria del derecho fundamental a la salud.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. Para efectos de esta política, ACOSTA IPS.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

4. Finalidades del tratamiento

ACOSTA IPS trata datos personales únicamente para las finalidades que se enuncian a continuación. No se utilizarán para fines distintos sin autorización previa del titular.

1. Prestar servicios de salud domiciliarios e intramurales, incluida la valoración, el seguimiento clínico y la coordinación del cuidado.
2. Elaborar, custodiar y conservar la historia clínica y los registros asistenciales conforme a la normativa vigente.
3. Gestionar la admisión, la autorización, la facturación y el recaudo de los servicios prestados.
4. Atender solicitudes, orientaciones, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones recibidas por los canales institucionales.
5. Coordinar con entidades responsables de pago, aseguradoras y administradoras de riesgos laborales lo necesario para la prestación y el reconocimiento de los servicios.
6. Reportar la información que exigen las autoridades de inspección, vigilancia y control, así como los sistemas de información obligatorios del sector salud.
7. Adelantar programas de calidad, seguridad del paciente, humanización, auditoría y mejoramiento continuo.
8. Gestionar procesos de talento humano, contratación de personal, proveedores y contratistas.
9. Informar sobre servicios, novedades institucionales y actividades de promoción y prevención, cuando el titular lo haya autorizado.
10. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.

5. Tratamiento de datos sensibles y datos de salud

Los datos relativos a la salud son datos sensibles. Su tratamiento exige autorización explícita del titular, salvo en los casos en que la ley no la requiere.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y será informado de ello. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos sensibles, salvo cuando su recolección resulte indispensable para la prestación del servicio de salud solicitado.

El acceso a los datos clínicos se limita al personal asistencial y administrativo estrictamente necesario, bajo deber de reserva y secreto profesional.

Los canales públicos del sitio web no son un medio para enviar información clínica. En los formularios se solicita únicamente información de contacto y una descripción general de la necesidad.

6. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores de edad procede cuando responde y respeta su interés superior y se asegura el respeto de sus derechos fundamentales.

La autorización la otorga el representante legal del menor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, atendiendo su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. Autorización del titular

ACOSTA IPS obtiene la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por medios físicos o electrónicos que permitan su posterior consulta. La autorización queda a disposición del titular cuando este la solicite.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La supresión de datos no procede cuando exista un deber legal de conservación. Es el caso de la historia clínica, sometida a los términos de retención de la Resolución 839 de 2017.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas. El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de ACOSTA IPS. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la normativa, podrá presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información, se entenderá que ha desistido.

El reclamo será resuelto en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El titular solo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ACOSTA IPS.

10. Canales de atención al titular

Área responsable: Gerencia General de ACOSTA IPS. Correo electrónico gerenciageneral@acostaconsultores.com. Teléfonos 305 256 7459 y 314 435 8852, PBX 333 6025353. Dirección: Carrera 80 A # 32 EE - 72, Local 1003-1004, Laureles, Medellín, Antioquia.

También puede radicar su solicitud por el formulario de PQRSF del sitio web, que genera un número de radicado para el seguimiento.

11. Historia clínica

La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva. Solo puede ser conocida por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.

La historia clínica se retiene y conserva por un periodo mínimo de quince (15) años contados desde la fecha de la última atención: los primeros cinco (5) años en el archivo de gestión y los diez (10) siguientes en el archivo central. En los casos previstos por la Resolución 839 de 2017 para víctimas de violaciones a los derechos humanos o infracciones graves al derecho internacional humanitario, estos términos se duplican; cuando la historia clínica forma parte de un proceso por delitos de lesa humanidad, su conservación es permanente.

La solicitud de copia de la historia clínica la puede presentar el paciente, su representante legal o quien acredite legitimación, por los canales institucionales.

12. Transmisión y transferencia de datos

ACOSTA IPS podrá transmitir o transferir datos personales, dentro del marco de las finalidades autorizadas y con las garantías que exige la ley, a:

• Entidades responsables de pago, EPS, aseguradoras y administradoras de riesgos laborales, para la autorización, prestación y reconocimiento de los servicios.
• Prestadores de la red de servicios cuando se requiera continuidad o complementariedad de la atención.
• Autoridades de inspección, vigilancia y control, y sistemas de información obligatorios del sector salud.
• Autoridades judiciales y administrativas que lo requieran en ejercicio de sus funciones legales.
• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento, vinculados por contrato con obligaciones de confidencialidad y seguridad.

13. Medidas de seguridad

ACOSTA IPS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Entre ellas: control de acceso por perfiles y roles, registro de auditoría de las operaciones sobre datos, cifrado del canal en los servicios web, acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores, copias de respaldo y procedimientos de gestión de incidentes.

14. Tratamiento en el sitio web

El sitio web institucional no instala cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros, y no incorpora herramientas de analítica que perfilen al visitante.

Los formularios públicos recolectan nombre, correo electrónico, teléfono, un documento de identificación cuando el trámite lo exige y la descripción de la solicitud. El envío requiere la autorización expresa del titular mediante una casilla que no viene marcada por defecto.

Las solicitudes se conservan por el tiempo necesario para atender el trámite y cumplir los deberes legales de conservación asociados.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

El Decreto 1074 de 2015 obliga a inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos que administra la Superintendencia de Industria y Comercio a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales superen las 100.000 UVT, y a las personas jurídicas de naturaleza pública.

ACOSTA IPS evalúa anualmente si se encuentra en el supuesto que genera la obligación y, cuando corresponde, efectúa y actualiza el registro dentro de los términos legales.

16. Vigencia

Esta política rige a partir del 5 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras ACOSTA IPS desarrolle su objeto social. Las bases de datos se mantendrán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los deberes legales de conservación aplicables.

Cualquier modificación sustancial será informada a los titulares por los canales institucionales antes de su entrada en vigor.

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